Award Management FAQs

First, 您将收到一封电子邮件通知，告知您协议已被记录(添加)到VERAS处理队列中. 然后，您将很快收到来自赞助项目办公室的奖励接受通知(AAN)任务通知. 该奖项的副本将附在通知中, 您将被要求审核奖项并确认:

• 它符合你的工作计划和预算
• 您同意所需的报告/可交付成果以及这些报告/可交付成果的时间框架
• 你了解所有的机构限制和指导方针

一旦OSP收到任务批准，我们就可以继续处理协议. 在此期间，OSP将协调任何合同审查和谈判，并与合规委员会官员接触，以批准协议和财务利益冲突. 如果在奖项接受通知中有任何你不同意或不确定的项目, 将这些内容包含在您对OSP职位奖的回复中.

赞助项目办公室 Contract Review Unit 是否会与赞助机构就你在奖学金接受通知中确定的任何问题或任何其他使大学面临风险或违反大学政策的问题进行协商, 大学必须遵守的州要求或联邦法规. 一旦任何问题(包括合规协议)得到解决，并且完全执行(由双方签署)的协议已存档, OSP可以设置你的会计，你可以开始工作.

如果你在提案中注明的话, 或者是后来确定的, 工作范围将涉及高风险项目，如脊椎动物的使用, work with human subjects, biohazards or recombinant DNA, access to a BSL-3 lab, 或者潜在的出口管制问题, 为了遵守联邦和大学的规定，你的工作开始之前需要有协议或保证.

有关合规协议的协助365滚球官网如下:

• Animal Care and Use Committee
• Institutional Review Board (human subjects)
• Biohazard Safety Office (生物危险品/ BSL-3 / DNA重组)
• Export Control Officer

任何需要的合规协议信息都将在您的路由备忘录中确定.

如果你需要赞助项目办公室建立一个初步预算，等待官方机构的奖励收据或审查和接受, 你可以要求提前安装 VERAS.

关于早期设置请求的规则如下:

• 任何必要的合规协议或保证必须到位，然后才能发布会计.
• 您将被要求提供预计的开始日期. 签发合同或协议的机构在最终签字之日起生效，不符合提前设立的资格.
• 如果早期设置不符合VPRED保证的条件, 除了主席和院长的签名外，还需要一个保证索引号. 如果项目不符合VPRED资格，Post Award团队将把您的早期设置申请表发送给主席/院长批准.
• 标准的程序是，从启动之日起90天内，为首次融资增量的25%建立早期启动指数. 其他金额和时间框架必须在表格中要求，并将由赞助项目办公室评估.

首席研究员/项目经理有责任确保他或她收到的资金用于相关项目“允许”的费用. Under federal guidance, 一项被认为可以直接计入奖励的费用, 它首先必须满足四个条件:

1. 合理-如果支出的性质和金额反映了一个谨慎的人在相同情况下会采取的行动.
2. 可分配的-可收费或可转让的，是指其仅仅是为了推进项目工作而产生的，还是有合理的比例分配基础. 请注意，一般属于间接成本的项目(如.g. office supplies, administrative personnel, 设备成本)不应作为直接成本分配给赞助项目. 更多信息请参考 APM 45.06.
3. 一贯处理-通过应用公认会计原则, 类似的费用必须以同样的方式处理.
4. 符合任何限制或排除，无论是具体到赞助商或联邦法规.

有关容许费用的问题应直接向 Cost Accounting Unit 赞助项目办公室主任. 您也可以选择在“教学资源”下查看PowerPoint文件.

No. 由于与不正确地向赞助项目收费相关的风险, 这些预算不能被选为默认的采购卡预算. 有关购买卡的更多信息，请参阅 Purchasing Card 部分，请参阅主计长办公室网站.

有许多可用的Banner和Argos报告，您的部门授权管理员可以运行并提供给您. 赞助项目办公室每月通过以下途径直接向主要研究人员提供其中一些报告 VandalWeb.

您最可能使用的报告如下, 并提供下载横幅表格及报告手册的连结:

• 按期间的费用逐项(FWRITEM):该报告可以按预算编号在任何时间段运行，并提供按费用代码(e.g.(实验室用品)汇总形式，或详细形式的发票费用. 它允许您查看张贴到给定预算的所有费用，包括员工收取的时间. Note that items still in processing will not be included; work with your departmental grant administrator to determine any pending expenses.
  • This report is now in Argos.
• 拨款开始到日期摘要(FWRSUMR):该报告是一个单页的摘要，按主要费用代码(e.g., travel) of the budget, the expenses, the encumbrances, 按类别和总额划分的余额，以及为给定奖项剩余的时间百分比和资金百分比. 它可以很好地反映出你的支出比率与剩余时间的关系.
  • This report is now in Argos.
• 横幅表格及报告手册.

赞助项目办公室努力将预算限制信息添加到您将在会计设置时收到的奖励接受通知和奖励详细信息报告中包含的信息中. 重要的是要审查这些限制，也要花时间审查奖励文件和任何机构的指导方针，以获得更具体的信息.

如果你的奖项没有预算限制, 一般来说，你可以将25%的预算项目转移到其他类别. 向你的部门拨款管理员申请拨款，并提供一份简短的解释，说明拨款的必要性，以供审核之用.

任何属于限制类别的预算变更(超过25%或其他赞助商限制)必须事先获得赞助商授权官员的批准. 请在VERAS中填写事先批准请求以供审查和授权组织代表签名.

当实质性的程序性工作将由另一个机构或公司(而不是个人)完成时, 然后，大学应该颁发一个分奖，为该工作创建一个有约束力的分奖关系和协议.

理想情况下，在提交提案之前，应确定并确定是否需要由另一个机构或公司执行程序性工作. 如果在颁发主奖之后确定需要次级奖, 你必须事先申请VERAS的批准.

在给予365滚球官网的主要奖励完全执行之前，不能颁发给第三方的次级奖励, U of I会计已在Banner建立，该单位已通过以下方式向合同审查单位提交了分包请求 TDNext.

该过程由首席研究员(PI)或部门拨款管理员启动, at the request of the PI, 完成一个票证并提交票证 TDNext with the necessary information.

分包商或分包商的发票将发送给部门财务联系人进行处理. Departmental processing should include confirming and having the PI date and sign that the indicated work has been completed; identifying the subaward index and expense code (ES) to be used; and forwarding the invoice to OSP Cost Accounting (OSP-Cost@jiechengstone.net); OSP will then forward to Accounts Payable for payment.

OSP已经准备了一份“最佳实践”清单，列出了部门/PI在授予期间应该监控的事项. Download the 次级最佳实践文档 for more information.

A Subaward Amendment request must be completed via TDNext 在OSP合同评审可以采取行动修改分包前. 所有年度义务都是如此, 无论提案中是否计划了多年.

You can find it in VandalWeb.

当涉及赠款或合同(赞助项目)资金时，这些是从采购服务到OSP成本会计的路由.

确定你对要完成的工作的具体期望是很重要的. 需要考虑的问题有:

• 资金的接受者应该完成什么? Be specific. 签订合同只是为了防止关系恶化. 如果你不具体，你可能会被抓到为没有完成的事情买单.
• 服务必须以特定的方式执行吗?
• 收款人何时须履行服务?
• 它们必须在特定的时间或特定的日子完成吗?
• Is time of the essence?
• 服务必须在特定的地点进行吗?
• Are deliverables expected? If so, in what format and when?
• 概述的工作范围是否与提案中提交的内容一致?

项目收入必须按照与主要奖项相同的指导方针和限制进行管理, 因此OSP必须审查使用项目收入基金发布的服务协议.

工作报告是一种机制，用于确认支付给每个赞助协议的薪水和工资相对于实际执行的工作是合理的. 对于工作报告进行认证, 它必须合理地反映雇员从该机构获得报酬的活动. 分摊费用的承诺也必须得到确认, 要么通过工作报告，要么通过其他一些报告机制.

联邦法规要求接受联邦奖励的机构保持记录活动分配的系统和程序, and associated payroll charges, 每个单独赞助的协议.

任何获得(或承诺)联邦资助奖项的人必须证明所支付的工资(或承诺)与为该奖项所付出的努力(活动)有关. 虽然最好是个别教师或工作人员报告他或她自己的努力, 如有必要，可由“具有/使用适当方法验证工作已完成的负责人”代表该个人进行报告. 在班纳的PI记录将被要求证明所有研究生支付他们的助学金.

下载工作报告说明

工作报告必须每年完成两次. 工作报告时间表提供在 Forms page. Please contact osp-effort@jiechengstone.net 如果你有其他问题.

一旦你确定你的工资被错误地记入预算, 您应该通知您的部门工资管理员启动一个 labor redistribution.

主要研究人员应在奖励开始时与其部门拨款管理人员合作，确定他们预计用于成本分担的费用(豁免的间接费用除外), 由赞助项目办公室自动跟踪).

如果你在你的奖励下有成本分摊要求, 然后，您必须在您的文件中报告为该项目所花费的任何努力 Personnel Activity Report. 直接支付给项目的工作量将显示在项目预算编号下. 成本分担努力是指在项目上工作的那部分时间，但被计入另一个预算(非联邦预算)。. 将这种努力指定为成本分担, 只需在报表底部的可用字段中输入适当的信息. 欲了解更多信息，请访问我们的网站 Instructional Resources page.

请将成本分摊费用的清单或电子表格发送至赞助计划成本会计部门办公室 osp-cost@jiechengstone.net. 该清单应包括文件编号、金额和费用的预算. Prior to submission, 请核实费用是否发生在项目期间, 费用直接归属于项目, 而且这些费用是由非联邦来源支付的. OSP负责将这些费用输入成本分摊跟踪系统，并向赞助机构报告成本分摊情况.

费用分摊费用应定期提交给赞助项目办公室.g., monthly or quarterly), 成本分摊必须在项目期间内完成，并在最终报告提交给代理机构时充分报告. 对于已签订赠款/合同但尚未提交人事活动报告的费用分摊工作, 请向OSP成本会计组索取一份手工PAR报告表格，地址为 osp-cost@jiechengstone.net.

赞助项目办公室为部门拨款管理人员提供了查看和报告进入Banner OSP成本分担系统(OSPRE)的成本分担费用的能力.

访问OSPRE的说明如下:

1. 转至行政申请: Banner website.
2. Click on the Other Apps tab.
3. 滚动到底部并单击OSPRE:生产(或 access directly).
4. 使用您的Banner用户名和密码登录.
5. 点击页面顶部的成本分摊链接
6. 为单个预算创建报告, 在页面顶部的预算框中输入要为其生成报告的预算号, click on the Reports tab, click on the Grant Code box, 然后单击“运行成本共享报告”按钮. 请注意，第一次点击运行成本共享报告时，您可能会遇到表单错误(FRM-41214:无法运行报告)。. 单击OK，然后再次单击Run Cost Share Report按钮，您的报告将生成. 然后，您可以选择以PDF格式保存报告，或者打印报告. 
7. 为多个预算创建报告, 不在页面顶部的“预算”框中输入预算号码. Click on the Reports tab. 在“授权代码”框中，您最多可以输入六位数字，以便生成多个预算. 例如，在授权代码框中输入“B”, 这将产生农业和生命科学学院的所有成本分摊报告. 您可以通过输入“BJ”来进一步细化此报告，以生成所有pse预算的报告. 您可以进一步深入并输入“BJK8”以获取以BJK8开始的所有pse预算. 
8. In the Reports tab, 您还可以单击方框以仅生成活动授权, inactive grants, to exclude transaction detail, 或不包括免除开销(WOH)细节. 生成报告的默认值包括所有活动和非活动授权，并提供有关事务和放弃开销的所有详细信息.
9. OSPRE中的功能键与Banner中的相同.e.， F4退出，F3回滚到窗体顶部等.).
10. 如果您对使用OSPRE中的成本分担子系统有任何疑问, 请联系Wendy Kerr，电话:208-885-2147或 wendyk@jiechengstone.net.

Yes. 提供第三方的承诺书是不够的. PI/部门必须提供第三方的书面文件，证明承诺的成本分摊是完整的. 该文件必须由具有签名权限的人签署，并明确指出费用分担不是由联邦来源提供的.

通常需要发起人预先批准的更改如下. 这些请求必须由赞助项目办公室审查和授权，并由赞助机构的授权官员批准，因为它们通常以合同修订的形式出现.

• 变更履约期限(1).e.(要求延长完成项目的时间)
• 任何主要研究人员地位的改变, Co-PIs or named key personnel, 包括与大学分离, 从项目中缺席超过三个月，或者提议的工作水平变化超过25%
• 变更不属于发起人规定权限的项目预算金额(根据协议或机构指南重新编制预算限额)
• 工作范围的实质性变化
• 具体协议中规定的其他项目(e.g., some equipment purchases, 最初未提议分奖, 如受赞助方条款限制，可将先前预算期的资金结转).

APM 45.14

Additional Guidance

我们建议您与您的项目经理密切合作，让他或她了解您的进展情况. However, 任何需要修改合同(延长时间)的问题, rebudgeting, change in PI, etc.)必须通过OSP通过VERAS请求. 因此，我们要求您不要直接联系授权官员，以免他们收到来自多个来源的信息.

事先批准请求在VERAS中使用以下流程提交:

1. Log in to http://veras.jiechengstone.net/
2. 如果您在提案上被列为人员，您可以选择 Forms icon under the Project Assistant workspace’s All Proposals table Actions menu.
   1. Selecting the Forms 图标将打开一个可供选择的可用表单列表，您可以选择其中之一 Start a new Submission (for a new request) or Edit Incomplete Submissions (对于先前启动的请求)输入表单.
3. 如果您没有被列为提案中的人员，您将需要搜索提案.
   1. Under Project Assistant Workspace, select Find a Proposal.
   2. 搜索适用的提案编号，然后选择要打开的铅笔/纸图标.
   3. Select the 事先批准请求 form.
4. 尽你所能填写申请表第一节中的相关信息. Make sure to leave question 1.12“OSP内部使用”空白. Select 保存并继续到下一节, then select Signoff and Submit.
   1. 此表单将要求PI在提交到OSP提交队列之前签署并批准提交.
   2. 如果PI以外的人编写表单，他们必须选择 Notify PI to Signoff 以便PI在表单末尾接收系统通知.
5. 当OSP收到提交时，项目状态将变为 事先批准-匆忙处理.
   1. 请注意，您可以在 Project Submission Status summary under the Completed tab.

更多的说明可以在右上角的VERAS帮助按钮下找到 如何创建保证人事先批准申请表格(.docx) under 3. Post Award Forms category. 

旅行计划，特别是出国旅行，应该在你的提案中详细说明. 国外旅行一般受《365滚球官网》规定的约束, which requires the use of U.S. 承运人，除非在非常特殊的情况下. See additional information.

赞助项目办公室通常会向您的部门拨款管理员发送通知，通知将在接下来的90天内结束, 60 days, and 30 days, 以及一些考虑事项的建议，例如是否需要请求延长时间以及是否需要将员工从项目中调离.

我们还建议您在终止日期前60至90天为自己创建一个提醒，以便您可以在项目终止前30天以上要求任何所需的时间延长, as required by most sponsors.

除了定期监控你的项目进度, 你应该警惕项目的结束日期，并与你的机构的项目经理合作，以确保项目的及时完成. 但是，如果出现延迟，您可以 通过OSP向机构申请延期，提供延期和所要求的新结束日期的理由.

许多联邦机构自动允许首次申请为期一年, no-cost time extension, 任何后续的扩展都需要进一步的论证和批准. 请注意，资金来源可能有限制，无法延期.